Обзвон после выставки: план на первые две недели
Выставка закончилась: в сумке пачка визиток, в телефоне фотографии бейджей, в блокноте пометки вроде «склад, Тверь, интересно». Через неделю половина этих пометок перестанет что-либо значить. Обзвон после выставки — работа на скорость: пока вас помнят, звонок воспринимается как продолжение разговора у стенда, а не как холодный звонок.
В статье — как рассортировать контакты в первый вечер, план звонков и писем на 14 дней, сценарий разговора с опорой на то, что обсуждали на стенде, и как понять, что дальше звонить уже не нужно.
Первый вечер: разбор контактов
Сортировка занимает час, а экономит неделю. Разложите контакты по стопкам в зависимости от того, насколько предметным был разговор, а не от размера компании.
| Категория | Кто это | Что делаем |
|---|---|---|
| А — горячие | обсуждали конкретную задачу, просили расчёт, договорились созвониться | звоним в первые 1–3 рабочих дня |
| Б — тёплые | интересовались, взяли каталог, задача не ясна | письмо, затем звонок в течение недели |
| В — холодные | обменялись визитками «на всякий случай» | письмо, звонок во вторую неделю |
| Не наши | поставщики, конкуренты, студенты, те, кто сам продаёт | убираем из обзвона |
На каждой карточке категорий А и Б нужна одна строка: о чём говорили. «Интересовался доставкой в регионы, у них склад в Твери». Без этой строки звонок через пять дней начнётся словами «мы с вами общались на выставке…» — и собеседник честно не вспомнит.
Если контакты собирали несколько сотрудников, сведите их в одну таблицу в тот же вечер. Иначе двое менеджеров позвонят одному человеку, а кого-то не наберёт никто.
Обзвон после выставки: план по дням
Это рекомендация, а не жёсткий регламент: у вас может быть меньше контактов или длиннее цикл сделки. Но последовательность стоит сохранить.
| Дни | Что делаем |
|---|---|
| День 1 | сортировка, общая таблица, короткое письмо всем из А и Б: «спасибо за разговор, вот обещанные материалы» |
| Дни 2–3 | звонки категории А: назначить встречу, отправить расчёт, уточнить задачу |
| Дни 4–6 | звонки категории Б с опорой на письмо; повтор по недозвонам из А |
| Дни 7–8 | второй заход по всем недозвонам, в другое время суток |
| Дни 9–11 | категория В — звонок или письмо, в зависимости от объёма |
| Дни 12–14 | итоги: кто в работе, кто «позже» с датой, кто отказался; передача сделок менеджерам |
Отдельная строка в плане — время на звонки. Если менеджеры вернулись с выставки к накопившимся заявкам, обзвон тихо сдвигается «на потом», и к третьей неделе звонить уже поздно. Закрепите за ним конкретные часы в календаре.
Сценарий звонка: опора на разговор у стенда
Главное отличие от холодного звонка — у вас есть общая история, пусть и на пять минут. На неё и опирайтесь. Механика похожа на звонки тем, кто уже знает вашу компанию, только память о вас короче и угасает с каждым днём.
— Сергей, добрый день. Это Марина, мы говорили на выставке во вторник, у стенда со складскими стеллажами. Вы рассказывали про новый склад под Тверью. — А, да, помню. — Я обещала прислать варианты под вашу высоту потолков. Подскажите, высота так и остаётся шесть метров? Хочу, чтобы расчёт был точным.
Обратите внимание на устройство: в начале — деталь, которую знает только этот собеседник. В середине — вопрос, который двигает задачу. В конце — следующий шаг: расчёт, встреча, демонстрация, а не «будем на связи».
Если человек не помнит разговор, не настаивайте. Напомните, о чём говорили, и спросите, актуальна ли задача сейчас. Это нормально: за два-три дня выставки посетитель проходит десятки стендов.
Письмо вдогонку
После каждого звонка — короткое письмо с тем, о чём договорились: дата встречи, что вы пришлёте, что ждёте от собеседника. Как написать его так, чтобы оно не ушло в архив, — в отдельном материале о письме по итогам телефонного разговора.
Для категорий Б и В, где звонить каждому дорого, подойдёт одно аккуратное письмо по всей стопке: итоги выставки, новинки, предложение связаться. Если контактов сотни, массовую почтовую рассылку можно отдать на сторону — от 8 000 ₽ за проект. Пишите только тем, кто сам оставил контакт для связи, а не всем, чьи адреса попали к вам случайно.
Когда звонить уже не стоит
- Человек дважды сказал «пока неактуально» — фиксируйте и возвращайтесь через квартал, а не через неделю.
- Три недозвона в разное время — письмо и пауза.
- Контакт оказался не тем, кто решает, — спросите, кому передать вопрос, и на этом всё.
- Прошёл месяц, а категория В так и не набрана — переведите её в общую базу для плановых рассылок: «выставочный» повод исчерпан.
Если отдать обзвон колл-центру
Это имеет смысл, когда контактов больше, чем менеджеры успевают набрать за неделю, или когда со стенда привезли сотни сканов бейджей. Колл-центр берёт категории Б и В: уточняет интерес, задачу и удобное время, а заинтересованных передаёт вашим менеджерам с заметкой о разговоре. Категорию А лучше оставить тем, кто стоял на стенде.
Выставочную базу удобно связать со следующим событием: тех, кто проявил интерес, можно заранее позвать на вашу следующую выставку или день открытых дверей. В «Лайф-Сервисе» такой проект стоит от 26 750 ₽.
Частые вопросы
А если визиток всего двадцать? Звоните сами, в первые три дня. Колл-центр здесь не нужен, нужен час в календаре.
Может, хватит одного письма всем? Для категории В — возможно. Для категории А письмо без звонка означает, что задачу клиента первым обсудит тот, кто позвонил, а не тот, кто написал.
Что делать с теми, кто просил «позвонить после праздников»? Записать дату в CRM и позвонить именно тогда, напомнив, что срок предложил сам собеседник. Такой звонок принимают охотнее любого другого.
Звонить на следующий день после выставки — не слишком рано? Для категории А — нет: человек ещё в контексте и сам ждёт расчёта. Остальным в первый день достаточно письма.
Участие в выставке стоит дорого: стенд, дорога, дни сотрудников вне офиса. Визитки — единственное, что от неё остаётся, и их ценность падает с каждым днём. Разберите стопку сегодня вечером, а завтра утром сделайте первые пять звонков категории А.
